ズボラさんでもOK!家庭の書類の整理の仕方と保管期間

  • 2019年9月21日
  • 2019年9月21日
  • 家事

家庭の書類の仕分けや整理どうしてますか?

私は会社で経理やってますので会社のあらゆる書類、伝票を扱かい整理して保管してます。

今回は家庭の書類のまとめ方について、私、ショウリ流の方法を紹介します、よければ参考にして頂けると幸いです。

家庭の書類はある程度貯めておいて整理する方法

会社で経理してますが、家庭ではまったく別のやり方をしてます。

ズボラ作戦です(笑)。

毎月こまめに伝票整理するのは面倒くさいのでまとめてやった方がいいという考えです。

毎日、毎月こまめにやると「この書類捨ててもいいかな?、何年保管しておこう?」など迷います。

この迷う時間がもったいないのです!

捨てるか?捨てないか?迷うならとりあえず10年は保管しましょう!

10年じゃ不安!と思ったら永久保管しましょう!

書類をカテゴリーに分けて保管する

まず書類はカテゴリーに分けて、保険関係、仕事関係、役所関係、不動産関係、車関係、医療の領収書、クレジットカードの明細書、光熱費の領収書などに分けます。

分けるための収納を準備しておく、ダンボール箱や、大きめのファイル、A4が入るかばんなどを準備しておく。

封筒などで書類が届いたら中身を確認してその収納場所にバンバン入れておく!

それだけ!

そしてその収納がパンパンになってから整理する!

カテゴリーに分けておくと、なにか問題が発生した際、書類を探しやすいし、速めに整理して捨ててしまうと、後で必要になった時困るのでしばらくは捨てずに保管!

 

ショウリ
そんな事言ったら収納する納戸やクローゼットが書類だらけになっちゃうよ!
そうですね!
増えると書類だらけになってしまいます、書類だらけにならないように処分してもよい書類をまとめました。

保管が必要ない書類(すぐ捨てる書類、即処分する書類)

これは取っておいても意味がない書類をまとめました。

1週間保管後&すぐ処分する書類

スーパーなどのレシート、ダイレクトメール、チラシ、キャッシュカードの明細。
ダイレクトメール、チラシは興味がなければ速攻捨てます。
キャッシュカードの明細は通帳記入をこまめにしてれば速攻捨てます。
レシートは家計簿つけ終わったら捨てる、レシートに載ってる商品に問題ないなら捨てる、食材なら食べ終わったら捨てる買った商品に問題がある場合返品しなければいけない、その場合レシートが必要になる。
これらの書類もある程度リビングの引き出し等に入れておきパンパンになったら、ゴゾっと捨てる。
個人情報がある部分もあるのでゴミに出す前はシュレッダー処理を行ってから捨てる。

クレジットカードの引き落とし明細書

これは通帳と照らし合わせて確認後すぐ捨てます。

郵便でクレジットの明細書が届いたらとりあえずトレイなどに入れて保管。
通帳と明細書の金額を照らし合わせて間違ってなければ捨てる!
大きな買い物した時だけ、レシートと明細書の金額を照らし合わせて間違ってなければレシートは保証書と一緒に保管しておきます、領収書や保証書は捨ててはだめです。
因みに過去10年くらいやってますが1回もクレジットカードの明細書が間違っている事はなかったです。
明細書の金額を確認して心当たりのない金額があれば調べて納得してから捨てましょう。

光熱費(電気ガス水道)の領収書

水道代の領収書5年保管。
電気ガスの領収書は2年保管。
と言われてます、毎回領収書は確実に目を通してください。
金額が明らかにおかしい場合すぐ問い合わせ出来るようにしておきましょう。
上記の保管期間は法律的な時効期限ですが。
私的に明らかに想定の金額や想定以下の金額なら速攻で捨ててました。(笑)
逆に金額がおかしいの場合のみ保管しておく事にしてます。
といってもこれもあきらかにおかしい金額が今までなかったので1枚も残ってません。(笑)
これも確認後1年くらいトレイや引き出しに入れてパンパンになったらまとめて捨てます。

医療費の領収書や、レシート

医療費の領収書は1年は確実に保管しましょう。
医療費が1年で10万円を超える場合確定申告で医療控除が受けれます。
なので病院や薬局でもらう領収書やレシートは保管しておき1年分(1月~12月分)で10万円行くか行かないかを計算しましょう。
もし10万円越えた場合は「確定申告の期限」をネットで調べてその期間中に確定申告を行いましょう。

学校や塾のおしらせプリント

貯めてまとめて捨てる。
これもリビングなど頻繁に確認しやすいトレイや引き出しにクリアファイルなどに入れておき、収納がパンパンで収まらなくなったら捨てる。
年に1回とか決めるのすら面倒。
終わったプリントからどんどん捨てるのもありですが、とりあえずとっておきパンパンになってから一気に捨てた方が楽だし安全、「しまった~捨てっちゃった~」というミスは無くなる。
その代わり捨てる時は行事日程が終わったばかりのプリントは慎重に捨てるか、とりあえずまだ捨てずにとっておく。

絶対捨ててはダメな書類(永久保存の書類)

ここでは絶対捨ててはダメな書類をまとめました。
土地の権利書、不動産の売買の契約書、年金証書、保険の証書、などどう考えても大切な物は当たり前に永久保存してください。
大事な書類を渡される際、「この書類は大変、大事な書類になりますので大切に保管してください」と念を押されますのでそういった書類は家族の信頼がおける人だけがわかる場所にしまっておきましょう。
それ以外で永久保存の書類をまとめました。

給与明細書

これは永久保存です。

これは毎月会社からもらえます、捨ててる人もいますが、年金支払いの証明として将来使うかもしれないので本棚か、トレイに入れて1年溜まったら「2019年分」としてA4の封筒などに入れまとめて、過去にまとめてあるダンボールか大きめのバックに入れておく。

これは永久保存です、死後も相続人が年金の支払いが不明な点がある時使うかもしれませんので、自分では捨てずにとっておきましょう。

家電の保証書と領収書のセット

これは永久保存とまでいかないが、家電が壊れて捨てるまで保管します。

家電を購入した際ついてくる保証書と領収書は取扱説明書と共にファイルに保管しておきましょう。

家電も大体寿命が10年といいます、10年越えて故障した場合買い替えか修理となると思いますが、買い換えた場合必要ないので破棄します。

銀行の通帳

これも永久保存です。

過去の分は捨ててる方も今からはとっておきましょう、お金の移動がわかるので後で役に立ちます。

銀行は10年過ぎるとデーターが消去される事が多く、後で通帳の記録を出す事が出来ないので取っておきます。

これも自分では捨てずに相続人に破棄は任せましょう。

まとめ

私がこのスタイルで保管するようになったきっかけが、過去に書類が溜まり散らかるのが嫌で郵便で届いた書類を確認後すぐ捨ていた時期があって、その時期に大事な書類まで捨ててしまうというミスをやってから。

このズボラ作戦にしました。

そのおかげで今の所困ったことはなく、整理する時間もなくなり、時間が有効に使えます。

年に1度ゴールデンワィークか、お盆休みのどこか1日で書類を「まとめて捨てる」とか「まとめる」ことにしてます。

正月休みにやらない理由は12月分の書類が1月にしか届かない場合があるので、キリが悪いので1年分の書類をまとめるならゴールデンウィークやお盆休みなどがおすすめです。

医療費の領収書、レーシトだけは、12月末~1月末の間に計算しておき10万円超えてたら確定申告しましょう。

以上

 

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